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Une startup devrait commencer à formaliser ses processus RH lorsque les pratiques informelles n’offrent plus suffisamment de clarté ou de cohérence. Cela se produit souvent lorsque l’équipe grandit, que de nouveaux gestionnaires entrent en fonction ou que l’équipe fondatrice ne peut plus participer à chaque décision d’embauche ou concernant les employés.

Parmi les signes fréquents: des pratiques d’embauche et d’oboarding incohérentes, des responsabilités de gestion mal définies, des questions d’employés traitées différemment d’une équipe à l’autre et une équipe fondatrice qui consacre de plus en plus de temps aux enjeux RH.

Formaliser les RH consiste alors à transformer les façons de faire informelles en pratiques plus claires et cohérentes. Selon les priorités de l’entreprise, cela peut commencer par clarifier les responsabilités des gestionnaires, documenter les politiques essentielles, structurer le recrutement et l’intégration ou encore sécuriser les pratiques de paie et de conformité.

L’objectif n’est pas d’ajouter de la bureaucratie, mais de mettre en place le bon niveau de structure avant que la croissance entraîne des défis plus importants.

Hoom aide les startups à franchir cette étape grâce à des stratégies RH pratiques et évolutives ainsi qu’à un accompagnement concret.

Recevoir un investissement signifie souvent accélérer les embauches, s’étendre à de nouveaux marchés ou ajouter de nouveaux niveaux de leadership. Avant de passer à l’échelle, une startup doit s’assurer que son infrastructure de gestion des personnes peut soutenir cette croissance.

Cela comprend une structure organisationnelle claire, des rôles et responsabilités bien définis, des processus de recrutement et d’intégration cohérents, des politiques RH conformes, une approche pratique de la gestion de la performance et de la rémunération ainsi que des gestionnaires outillés pour diriger des équipes en croissance.

Les investisseurs veulent également avoir confiance dans la capacité de l’entreprise à attirer, retenir et développer les talents nécessaires à la réalisation de ses plans de croissance.

Qu’il s’agisse d’une ronde de financement de série A, B ou C, établir ces fondations tôt peut réduire les difficultés liées à la croissance, améliorer l’expérience employé et permettre à la direction de rester concentrée sur l’exécution.

Une direction RH fractionnelle peut aider à déterminer ce qui doit être réglé immédiatement et ce qui peut être développé à mesure que l’organisation poursuit sa croissance.

Bâtir une fonction RH commence par la mise en place des éléments fondamentaux: des pratiques d’emploi conformes, des processus structurés de recrutement et d’intégration, des politiques claires, des processus de paie fiables, une documentation RH bien organisée et de l’accompagnement pour les gestionnaires.

À mesure que l’organisation grandit, la fonction RH peut s’étendre à la gestion de la performance, à la stratégie de rémunération, au développement de carrière, au développement du leadership et à la mobilisation des employés.

Un partenaire RH fractionnel peut aider à prioriser ce qui compte le plus au stade de croissance actuel et à bâtir des processus capables d’évoluer avec l’organisation sans créer de complexité inutile.

Plusieurs startups québécoises se concentrent sur la croissance et le recrutement, mais négligent certaines obligations importantes en matière d’emploi. Parmi les lacunes fréquentes: des contrats de travail non conformes, des erreurs dans le calcul des vacances et des jours fériés, le non-respect des règles sur les heures supplémentaires, l’absence d’une politique de prévention du harcèlement, des retenues à la source inadéquates et d’autres obligations relevant de la CNESST.

À mesure que les équipes grandissent, de nouvelles obligations peuvent s’appliquer. Par exemple, les entreprises qui atteignent une moyenne de 10 employés sont assujetties à des obligations précises en matière d’équité salariale. Celles qui emploient 25 personnes ou plus au Québec pendant une période de six mois doivent s’inscrire auprès de l’Office québécois de la langue française et entreprendre une démarche de francisation.

Les employeurs doivent également veiller à ce que les renseignements personnels des employés soient recueillis, conservés, consultés et protégés conformément aux exigences québécoises en matière de vie privée, notamment celles prévues par la Loi 25.

S’occuper de ces exigences tôt permet de réduire les risques juridiques, d’améliorer l’expérience employé et d’éviter des problèmes coûteux à mesure que l’entreprise grandit. Une révision proactive des pratiques RH peut aider à déterminer quelles exigences s’appliquent actuellement et quelles obligations pourraient entrer en vigueur avec la croissance de l’entreprise.

Tout employeur québécois doit avoir une politique de prévention et de prise en charge du harcèlement psychologique, y compris les comportements à caractère sexuel, et veiller à ce que les employés puissent y accéder facilement.

Selon la taille, les activités et l’environnement de travail de la startup, il peut également être nécessaire d’établir des politiques claires ou des pratiques documentées concernant:

•     La protection des renseignements personnels et la confidentialité
•     Les vacances, les jours fériés et les autres congés
•     Les heures de travail et les heures supplémentaires
•     Le travail à distance ou en mode hybride
•     La conduite en milieu de travail
•     L’utilisation des technologies et de l’équipement de l’entreprise
•     La santé et la sécurité
•     Les dépenses et les remboursements

Ces politiques peuvent être présentées séparément ou regroupées dans un manuel de l’employé. Même lorsqu’une politique écrite n’est pas expressément exigée par la loi, documenter les attentes peut aider les gestionnaires à prendre des décisions plus cohérentes et à réduire les malentendus avec les employés.

Les politiques doivent refléter le fonctionnement réel de la startup et être révisées à mesure que l’organisation, son effectif et ses obligations légales évoluent. Hoom aide les startups québécoises à élaborer des politiques pratiques et conformes, adaptées à leur milieu de travail plutôt que fondées sur des modèles génériques.

Une startup devrait envisager de mettre en place des échelles salariales lorsque les décisions de rémunération deviennent plus fréquentes ou plus difficiles à gérer de façon cohérente. Parmi les signes fréquents: des rôles semblables rémunérés différemment, des offres déterminées au cas par cas, des gestionnaires qui manquent de repères pour discuter de salaire ou des employés qui questionnent la façon dont les décisions de rémunération sont prises.

Une stratégie de rémunération claire aide l’entreprise à déterminer son positionnement par rapport au marché et à prendre des décisions plus cohérentes en matière d’embauche, d’augmentations salariales, de promotions et de progression de carrière.

Les échelles salariales doivent refléter les responsabilités et la valeur de chaque rôle, l’équité interne, les données de marché pertinentes et la capacité financière de l’entreprise. Elles doivent également être révisées à mesure que l’organisation et ses rôles évoluent.

Mettre cette structure en place tôt peut aider une startup à gérer la rémunération avec plus de transparence, à soutenir la rétention des employés et à se préparer à ses futures obligations en matière d’équité salariale.

À mesure qu’une startup grandit, la communication informelle et les liens étroits qui existaient dans une petite équipe peuvent devenir plus difficiles à maintenir. Les employés peuvent avoir moins accès à l’équipe fondatrice, les gestionnaires peuvent diriger leurs équipes différemment et l’information peut circuler de façon moins cohérente.

Améliorer la mobilisation commence par comprendre ce dont les employés ont besoin pour réussir. Une communication claire, des gestionnaires efficaces, de la rétroaction significative, de la reconnaissance, des occasions de développement et des charges de travail réalistes influencent tous la motivation des employés et leur désir de rester au sein de l’organisation.

Les sondages auprès des employés peuvent aider à cerner les forces et les sujets de préoccupation, mais recueillir de la rétroaction n’est que la première étape. La direction doit communiquer les résultats, établir des priorités réalistes et donner suite aux actions qu’elle s’engage à prendre.

Hoom aide les startups en croissance à mieux comprendre l’expérience employé et à mettre en place des initiatives pratiques qui favorisent la mobilisation, la rétention et une culture d’entreprise forte.

Développer de meilleurs gestionnaires commence par leur donner les compétences, les outils et le soutien nécessaires pour diriger une équipe, et non seulement gérer des tâches. De nombreuses entreprises en croissance nomment à des postes de gestion des employés très performants dans leur rôle sans leur offrir de formation en leadership, ce qui peut entraîner des problèmes de communication, une rétroaction incohérente et des enjeux évitables avec les employés.

Un programme efficace de développement des gestionnaires devrait aborder le coaching, la délégation, la rétroaction, la gestion de la performance, les conversations difficiles, la responsabilisation et le développement des employés. Les gestionnaires ont également besoin d’outils pratiques qu’ils peuvent appliquer au quotidien.

Chez Hoom, nous aidons les entreprises en croissance à développer des gestionnaires confiants et efficaces grâce à du coaching pratique, à des programmes de leadership et à des cadres adaptés à leur organisation.